16 Gründe um einen Tagesablauf für eine Hochzeit zu planen

Euer Hochzeitstag steht kurz bevor und ihr habt an alles gedacht. Die Dienstleister sind gebrieft, für Unterhaltung der Gäste ist gesorgt, euer Budget ist nicht überschritten – aber habt ihr auch den großen Tag selbst vorbereitet: Habt ihr einen Tagesablauf für eure Hochzeit?

Übrigens: Lies weiter – es gibt auf dieser Seite eine kleine (Vorlagen-)Überraschung für dich!

Ablauf Hochzeit? Braucht doch kein Mensch!

Einen Ablaufplan für einen ganzen Hochzeitstag mag mühselig und unnötig erscheinen. Aber er wird euch unglaublich viel Stress und unnötige Sorgen an eurer Hochzeit ersparen!

Mein Ehemann und ich haben uns für unsere Hochzeit auch einen Ablaufplan erstellt. Und es war bitter nötig… Im Nachhinein bin ich unglaublich froh und erleichtert, dass wir ihn hatten, da er uns eine unglaubliche Stütze an unserem Tag war.

Warum auch ihr einen Ablauf für eure Hochzeitstag braucht? Diese 16 Punkte sagen es dir!

  1. Er hilft, das Brautpaar, Hochzeitsgäste und Dienstleister vorab über alle wichtigen Punkte zu informieren.
  2. Er hilft dabei, schon bei der Planung Feedback zu bekommen, damit die Hochzeit perfekt geplant werden kann.
  3. Ein Ablaufplan hilft mit dem Erwartungsmanagement.
  4. Ein Tagesplan macht es für Braut und Bräutigam einfacher – vor, während und nach der Hochzeit.
  5. Er hilft dabei, Probleme in letzter Minute zu vermeiden.
  6. Er spart Geld, da Dienstleister, die nach Zeit bezahlt werden (Fotographen, Sänger, Videographen etc.) nur so lang wie nötig eingebucht werden können.
  7. Verschafft einen Überblick darüber, was am Hochzeitstag zu tun ist und bis wann es getan werden muss.
  8. Ein Tagesplan hilft bei der Umsetzung einer großartigen Hochzeit.
  9. Er ermöglicht die Vermeidung von Änderungen in letzter Minute.
  10. Ein Ablaufplan verhindert lange Wartezeiten für die Hochzeitsgäste.
  11. Er vermeidet Stress durch zu wenig Zeitpuffer am Hochzeitstag.
  12. Eure Hochzeitsgäste können sich auf euren großen Tag einstellen.
  13. Ein Ablaufplan hilft euren Dienstleistern, damit sie ihre Jobs zu deiner besten Zufriedenheit ausüben können.
  14. Jemand kann den Zeitplan auf der Hochzeit kontrollieren und notfalls gegensteuern.
  15. Das Brautpaar kann Aufgaben am Hochzeitstag entspannt abgeben, beispielsweise an die Trauzeugen.
  16. Er hilft euch als Brautpaar, an eurem großen Tag mehr Zeit mit den Dingen zu verbringen, die euch wichtig sind.

Nicht gerade wenig Punkte für einen Ablaufplan oder?

Ehe ich einige Punkte mehr erklären werde, kommt jetzt aber erst einmal deine Überraschung:

Deine digitale Ablaufplan Vorlage!

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Dann melde dich einfach über das unten stehende Formular für den einfach-heiraten Newsletter an! Im Anschluss erhältst du sofort den Link für die Vorlage zugeschickt.

Nachdem du die Vorlage erhalten hast, kannst du sie mit einem kostenlosen Canva-Account bearbeiten. Hierfür musst du dich ganz einfach für die Gratis-Version von Canva (meinem absoluten Lieblingsprogramm – du kennst vielleicht schon meine Canva-Anleitung für Save the Date Karten?) anmelden und kannst danach sofort loslegen.

Du hast noch nie mit Canva gearbeitet?
Dann findest du hier ein Kurz-Tutorial für die Bearbeitung der Vorlagen:

Wie versprochen geht es jetzt weiter mit der genaueren Erklärung von einigen der wohl wichtigsten Gründe für einen Tagesablauf – also schnell weiterlesen!

Mit einem Ablaufplan vermeidet ihr zu große Wartezeiten

Wenn ihr einen Ablaufplan erstellt, werdet ihr sehen, wo sich zu lange Zeiträume ergeben in denen nichts passiert. Genau diese Zeiträume sind es, die auf einer Hochzeit auch mal nervig werden können: So könnt ihr zum Beispiel prüfen ob die Abstände zwischen Häppchen, Abendessen, Torte und Kuchen zu groß sind und diese entsprechend verkleinern, damit kein Gast hungrig wird. Oder ihr seht ob ihr zu lange von euren Gästen weg sein könntet (Stichwort Brautpaar Shooting!) und ob sie sich währenddessen langweilen können.

Vermeidet Stress durch zu wenig Puffer

Gleichzeitig seht ihr bei der Erstellung eines Zeitplans, ob ihr noch mehr Puffer an eurer Hochzeit benötigt. Denkt daran, dass ihr auch einmal verschnaufen müsst und zehn Minuten für euch habt! Auch inoffizielle Programmpunkte wie Fahrten zwischen Kirche und Location, Gratulationen oder der Check-In eurer Gäste braucht Zeit. 

Eure Gäste können sich auf den Tag einstellen

Idealerweise kommuniziert ihr euren Gästen vorab, wie ungefähr die Hochzeitsfeier ablaufen wird. So können sie sich entsprechend vorbereiten. Plant ihr eine lange Party zum Schluss? Eure Gäste nehmen sich vielleicht noch gern ein zweites Paar bequeme Schuhe mit. Eure freie Zeremonie dauert eine Stunde? Gäste mit Kindern können ihren Kleinen ein, zwei Spielzeuge mitnehmen um sie zu beschäftigen.

>>> Lesetipp: Heiraten mit Kindern

Ein Ablaufplan für die Hochzeit ist wichtig für Dienstleister

Ebenso wollen sich Dienstleister auf ihre Aufgaben einstellen können. Daher ist auch für sie ein festgelegter zeitlicher Ablauf wichtig! So könnt ihr vorab eurem Fotografen sagen wann ihr bei welcher Location sein werdet und er kann sich passend zum Sonnenstand die idealen Örtlichkeiten für Fotos suchen. Auch Catering und Musiker bzw. DJ müssen wissen, wann sie was zu tun haben und benötigen daher vorab genaue Infos zum Timing.

Das Timing kann budgetrelevant werden

Auch wichtig: Fotograf, DJs und Musiker aber auch Servicekräfte und teilweise sogar Locations werden nach Stunden bzw. bis zu einer bestimmten Uhrzeit gebucht. Mit einem Zeitplan könnt ihr prüfen, ob eure gebuchten Stunden überhaupt ausreichen.

Beispiel: Ihr plant den ersten Tanz für 21:00 Uhr und er soll fotografiert werden. Der Fotograf ist aber nur für 8 Stunden gebucht und startet um 10 Uhr? Dann müsst ihr entweder den ersten Tanz nach vorne verlegen, den Fotografen länger buchen oder auf einen Foto-talentierten Gast bitten, Fotos zu machen.

Jemand kann die Zeit im Blick behalten

Auch wenn ihr euch vornehmen werdet, an eurer Hochzeit viel selber zu machen: Glaubt mir, ihr werdet keine Zeit dafür haben! Mein Mann und ich sind an unserer Hochzeit gefühlt nur von A nach B gerannt (und hatten eine tolle Zeit dabei!). Nie im Leben hätten wir selber immer darauf achten können, dass der Zeitplan eingehalten wird.

Wenn ihr jedoch einen festen Zeitplan habt, könnt ihr diesen vorab etwa an eure Trauzeugen übergeben. Sie sorgen dann an eurer Hochzeit dafür, dass die Timings ungefähr eingehalten werden und kein Programmpunkt untergeht.

Mit einem Ablaufplan entspannt am Hochzeitstag

Der für mich größte Bonus eines Ablaufplans: Ihr werdet viel, viel entspannter sein, als ohne. Sobald ihr euren Tag einmal strukturiert habt und alle wichtigen Punkte fix terminiert sind wird euch eine riesige Last von den Schultern fallen. Glaub mir!

Denn ihr werdet wissen: Ihr seid perfekt vorbereitet. Ihr habt an alles gedacht.

Und wenn ihr an der Hochzeit vielleicht etwas vergesst ist das absolut kein Problem. Ihr schaut einfach auf euren Ablaufplan oder eure Trauzeugen erinnern euch daran (schließlich sind sie ja mit dem Zeitplan bewaffnet ;) ). So müsst ihr euch nicht stressen und könnt eure Hochzeit so richtig genießen!

Habt ihr schon einen Ablaufplan für eure Hochzeit geschrieben? Super!

Wenn nicht, dann schau dir doch mal den Wedding Day Workshop an – hier lernst du genau deinen Tagesablauf zu planen!

Tagesablauf Hochzeit planen mit Wedding Day Workshop

Was sind die größten Hürden für dich, warum du noch keinen Tagesablauf für euere Hochzeitsfeier noch nicht gemacht hast? Lass es mich in den Kommentaren wissen und ich helfe dir gerne weiter.

Liebe Grüße
Deine Kristina

Ablauf Hochzeit
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Photo via Canva & by Micheile Henderson on Unsplash